意見表明第14号(人事異動に伴う業務停滞の防止策について)

沖縄県行政オンブズマン　長嶺　信榮
沖縄県行政オンブズマン　大城　道子

　人事異動に伴う業務停滞の防止策について

【意見表明】

　人事異動に伴い事務を停滞させ、県民に対し不利益を及ぼすことのないよう、対策を検討されたい。

【理　　由】

定期異動時期の事務停滞によって、不利益をこうむったという類の苦情が寄せられている。
例えば、河川工事によってブロック塀が傾いたが、原因究明中に担当者が転勤になり、調査結果も明らかにしてくれない。話し合いにより早期解決したいが、後任者はまだ着任していないため、話し合いが進められず困っている。
また、毎月県へ書類を提出している行政書士と思われるものが、これまでの担当職員が異動し、後任の職員から異動してきたばかりであることを理由に「分かりません。」などと返答され、長時間待たされ事務処理に支障をきたした。等の苦情がそれである。
苦情処理の事務に携わっていると、以上述べた苦情は、稀有な事例ではないように感じられる。
なお、苦情申立人からは、「専門職は異動させないで欲しい。」という極端な要望がなされ、「民間なら勉強しなければ仕事は成り立たず、前任者の異動は言い訳にならない。公務員はこんなことでいいのか。」と厳しい指摘もなされている。
県政は、県民のための政治であり、県の事務は県民のための事務であって、それは間断なく行われなければならない。人事異動等、県の都合により、県民へのサービスが途絶えることがあってはならないことは、前記指摘を待つまでもなく当然のことである。
これらの事例は、各職員が全体の奉仕者という自己の立場を自覚するならば自ら解決する問題ではあるが、職員には、性格、資質、能力に差異があるので、停滞を防ぐには、担当部署において対策を講ずる必要があると思われる。
そのための方策として、例えば次のことが考えられる。
(1) 自治研修所のカリキュラムに組み入れる。
職員の基本的立場や服務の心構えについては、何度研修指導しても、し過ぎることはない。適当な時期に服務規律とともに、事務引継ぎの方法及び心構えについても研修してはどうか。新行政システム改革大綱の掲げる県職員の人材育成・確保及び意識改革の推進のための研修のような高度の研修も必要であるが県民に直接接触する場における対応の仕方についての研修も県政に対する信頼の確保の観点から有意義である。これまで実施しているのであれば更に継続強化されたい。

(2) 異動職員のいる各部課の上司において徹底した指導助言を行う。
事務の引継ぎについては、服務規程28条によっているようであるが、課長以上の者以外の職員の事務引継ぎについては、具体的方法等について記載されていないので、各部課の慣行によっているものと思われる。職員各自の心構えも大事だが、上司の指導助言は欠かせないものがある。慣行の見直しも含め、更に徹底した指導が望まれる。

(3) 事務引継ぎについて細則規定を設ける。
服務規程28条は、抽象的であるので、直接県民に接する事務を担当している職員の異動を念頭において引継ぎの具体的方法等についての詳しい規定を設ける必要がある。
県の事務は多岐にわたるので、一概に決め難いが、現在の引継ぎの実状を洗い直し、模範的なものがあれば参考にして、各部課に共通する事項だけでも規定する必要がある。その際、複雑で処理困難な事案や県民と継続的に交渉中の案件については、詳細な引継書を作ることを盛り込むのが相当である。

(4) 大幅な人事異動期には、それに近い適当な時期に通達を発すること。
特に、定期異動期と大幅な組織変更が重なる場合にはその必要性が大きく、且つ効果的である。
転出者、転入者等に対し、異動に際しての心構えと併せて、担当事務の迅速かつ的確な引継ぎを行政事務を停滞させることのないよう注意を喚起する必要がある。
以上のことを適宜組み合わせて実施することにより、効果が上げられるものと思うので、参酌のうえ、所管部署において、人事異動に伴う事務の停滞を防止する対策を検討されたい。

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