個人情報を含む書類の紛失に関するお知らせとお詫び

個人情報を含む書類の紛失に関するお知らせとお詫び

 

　この度、企画部県土・跡地利用対策課において、地籍調査成果等の閲覧・交付申請に係る会社名や個人名が含まれた書類の紛失が判明いたしました。
　ご迷惑をおかけした申請者の皆様に対し深くお詫び申し上げますとともに、再発防止に努めてまいります。

記

1　事案の概要
　(1)　紛失した書類
　〇　地籍調査成果等の閲覧・交付申請書等資料（令和7年3月分30件）
　※「地籍調査成果」とは、過去に県が実施した土地一筆ごとの境界を確定した図面やデータ
　※「閲覧・交付申請書」は、土地の境界を確認する測量等を行うための基準点や図面等を取得するための申請書類
　(2)　紛失した書類に含まれていた個人情報等
　〇　住所、会社名、申請人、電話番号25名分（うち4名重複）
〇　個人の住所、氏名、電話番号1名分
　(3)　紛失が判明した経緯及び情報漏洩の可能性等
　〇　毎月当該月の閲覧・交付申請書をまとめて実績として課内で供覧しており、3月分の実績も担当職員において課内供覧しておりましたが、翌日になり供覧後の書類が担当者の手元に戻らず供覧者へ確認したところ、紛失が判明した次第です。
　〇　当該書類は供覧関係職員が5名と少なく、執務室外へ持ち出される内容でないことや外部の人の出入りもほとんどないこと、また、人事異動時期にて転出者の資料整理が頻繁に行われていたことから、誤って廃棄された可能性が高く外部へ流出した可能性は低いものと考えております。
　〇　なお、現時点で本件に関する二次被害等の事象は確認されておりません。

2　本件への対応
〇　同書類に記載のある申請者の皆様に対しては、事案の内容を直接連絡し、お詫びさせていただいております。（連絡のつかない1申請者については、お詫びの文書を発送いたしました。）

3　再発防止策
　〇　当該事案については今後文書管理システムを利用した電子供覧を行い、原本については固定の保管場所にて保管することとしました。
　〇　個人情報を含む書類の廃棄につきましては、廃棄を行って良いか複数人で確認することで、誤廃棄の防止に努めます。
　〇　当該事案を重く受け止め、情報管理に関する取り扱いをより一層徹底してまいります。