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| 改正 | 平成８年３月31日規則第22号 | 平成13年３月16日規則第15号 |
| 平成18年７月24日規則第66号 | 平成19年９月21日規則第83号 |
２ 条例第６条の規則で定める書類は、次に掲げる書類とする。
(１) 法人である団体にあっては、定款又は寄附行為及び登記事項証明書
(２) 法人でない団体にあっては、定款又は寄附行為に相当する書類及び代表者の身分証明書（市区町村長が発行するものに限る。）
(４) 最近の事業年度における事業報告書、貸借対照表、収支決算書、財産目録その他の経理的基礎を有することを明らかにする書類（申請の日の属する事業年度に設立された法人にあっては、その設立時における財産目録）
(６) 前各号に掲げるもののほか、知事が必要と認める書類
第３条 指定管理者は、知事が別に定める公文書等の収集に関する基準により、体系的に公文書等を収集しなければならない。
２ 指定管理者は、前項の規定により収集した公文書等を知事が別に定める公文書等の整理に関する基準により、整理分類しなければならない。
３ 指定管理者は、第１項の規定により収集した公文書等を知事が別に定める公文書等の保存に関する基準により、書庫において適正に保存しなければならない。
第４条 条例第11条ただし書の規則で定める公文書等は、次に掲げるものとする。
(１) 公文書等（その作成又は取得の日の属する年度の翌年度の４月１日から起算して30年を経過していないものに限る。）で次に掲げる情報が記録されていると認められるもの
ア 個人に関する情報（事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。）であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することにより、特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）又は特定の個人を識別することはできないが、公にすることにより、なお個人の権利利益を害するおそれがあるもの。ただし、次に掲げる情報を除く。
(ア) 法令等の規定により又は慣行として公にされ、又は公にすることが予定されている情報
(イ) 人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、公にすることが必要であると認められる情報
イ 法人その他の団体（国、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人を除く。以下「法人等」という。）に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、公にすることにより、当該法人等又は当該個人の権利、競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの。ただし、人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、公にすることが必要であると認められる情報を除く。
ウ 公にすることにより、犯罪の予防、犯罪の捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがあるもの
(２) 寄贈又は寄託を受けた公文書等で、当該公文書等の寄贈者又は寄託者と一般の利用に供しない旨の特約があるもの
(３) 公文書等の原本を一般の利用に供することにより当該原本を損傷し、若しくは汚損するおそれがあるもの又は公文書館において当該原本が現に使用されている場合（公文書館における保存及び利用の開始のために必要な措置を行う場合を含む。）における当該公文書等
(４) 公文書等（その作成又は取得の日の属する年度の翌年度の４月１日から起算して30年を経過していないものを除く。）で次に掲げるもの
ア 第１号アに掲げる情報が記録されていると認められる公文書等で、
別表左欄に掲げる情報の区分に応じ、当該情報が記録されていると認められるものを同表右欄に掲げる経過年数の範囲内で一般の利用に供しないことにつき合理的な理由があると認められるもの
イ 第１号イに掲げる情報が記録されていると認められる公文書等で、当該情報が次に掲げるものであると認められるもの
(ア) 公にすることにより、当該法人等又は当該個人の権利を害するおそれがあるもの
(イ) 営業秘密（
不正競争防止法（平成５年法律第47号）第２条第６項に規定する営業秘密をいう。）であって、当該情報を公にすることにより、当該法人等又は当該個人の利益を不当に害するおそれがあるもの（当該情報が記録されている公文書等の作成又は取得の日の属する年度の翌年度の４月１日から起算して80年を経過していないものに限る。）
ウ 第１号ウに掲げる情報が記録されていると認められる公文書等で、次に掲げるおそれが明白にあると認められるもの
(ア) 犯罪の予防、犯罪の捜査が不当に害されるおそれ
(イ) その他の公共の安全と秩序の維持に重大な支障を及ぼすおそれ
全部改正〔平成18年規則66号〕、一部改正〔平成19年規則83号〕
第５条 公文書等を利用しようとする者は、あらかじめ沖縄県公文書館利用証（
第２号様式。以下「利用証」という。）の交付を受けなければならない。ただし、参考資料室の公文書等については、この限りでない。
２ 前項の利用証の交付の申請は、利用証交付申請書（
第３号様式）により行うものとする。この場合において、当該申請をしようとする者は、身分証明証又は運転免許証等本人の住所及び氏名を確認できるものを提示しなければならない。
４ 利用証の交付を受けた者は、利用証を紛失した場合又はその住所若しくは氏名を変更した場合は、速やかにその旨を指定管理者に届け出なければならない。
５ 利用証は、他人に譲渡し、若しくは貸与し、又は不正に使用してはならない。
６ 指定管理者は、利用証の交付状況を明らかにするため、利用証交付台帳（
第４号様式）を備えなければならない。
第６条 公文書等を閲覧しようとする者は、公文書等閲覧申請書（
第５号様式）に利用証を添えて指定管理者に提出しなければならない。
２ 同時に閲覧できる公文書等は、１人１回につき５点以内とする。
第７条 公文書等の閲覧を終了した者は、速やかに当該公文書等を返納しなければならない。
２ 公文書等の返納は、当該公文書等に異状がない旨の指定管理者による確認を受けて行わなければならない。
第８条 公文書等（公文書館が一般の利用に供する展示物等を含む。）の複写を希望する者は、公文書等複写申請書（
第６号様式）に利用証を添えて指定管理者に提出し、知事が別に定める方法及び範囲内で複写を受けることができる。
２ 前項の複写に必要な費用は、当該複写を希望する者の負担とし、当該費用の額の基準は、知事が別に定める。
第９条 公文書等の全部又は一部を出版物等に掲載しようとする者は、あらかじめ出版物等掲載許可申請書（
第７号様式）を指定管理者を経由して知事に提出し、その許可を受けなければならない。ただし、指定管理者が、公文書館の管理運営に関し公文書等の全部又は一部を出版物等に掲載しようとする場合は、この限りでない。
第10条 公文書等の館外貸出しは、行わないものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、知事は、次に掲げるものに、特にその必要があり、かつ、持ち出してもその管理に支障がないと認めたときは、公文書等の館外貸出しを許可することができる。
３ 公文書等の館外貸出しを受けようとするものは、知事の許可を受けなければならない。
４ 前項の許可を受けようとするものは、館外貸出許可申請書（
第８号様式）を指定管理者を経由して知事に提出し、館外貸出許可書（
第９号様式）の交付を受けなければならない。
第11条 公文書等の館外貸出期間は、30日以内とする。ただし、知事は、特に必要があると認めるときは、これを延長することができる。
２ 前項の館外貸出期間は、当該公文書等を引き渡した日から起算してその返還を受ける日までの日数により計算するものとする。
３ 知事は、業務の都合により必要があるときは、公文書等の館外貸出期間中であっても、当該公文書等の返還を求めることができる。
第12条 公文書等の館外貸出しを受けたものは、当該公文書等を、許可を受けた利用の目的及び場所以外で利用してはならない。
第13条 指定管理者は、知事の許可を受けて、公文書等を館外へ持ち出し、公文書等の閲覧、展示その他公文書館の管理運営に関し必要な業務を行うことができる。
第14条 知事は、文書等の寄贈及び寄託を受けることができる。
２ 寄託を受けた文書等は、その保管、利用等に関し、寄託者との特約がある場合を除き、公文書等と同様の取扱いをするものとする。
３ 寄託を受けた文書等が、天災地変その他不可抗力により損害を受けたときは、知事及び指定管理者はその責めを負わないものとする。
第15条 文書等の寄贈の申込みは、文書等寄贈申込書（
第10号様式）により、指定管理者を経由して行うものとする。
２ 知事は、前条第１項の規定による寄贈を受けたときは、指定管理者を経由して寄贈者に対し寄贈文書等受取証（
第11号様式）を交付するものとする。
第16条 文書等の寄託の申込みは、文書等寄託申込書（
第12号様式）により行うものとする。
２ 知事は、第14条第１項の規定による寄託を受けたときは、寄託文書等目録（
第13号様式）を作成し、当該寄託をした者に対しこれを提示して、当該寄託に係る文書等の内容、数量等について確認を求めるとともに、文書等受託証（
第14号様式）を交付するものとする。
第17条 公文書等又は公文書館の施設、附属設備若しくは展示物等を改ざんし、汚損し、損傷し、紛失し、又は滅失した者は、紛失等届出書（
第15号様式）を指定管理者を経由して知事に提出し、その指示を受け、必要な措置を講じなければならない。
第18条 条例第15条の事業報告書は、次に掲げる事項を記載して提出するものとする。
(１) 公文書館の管理運営に関する業務（以下「業務」という。）の実施状況
(４) 前３号に掲げるもののほか、知事が必要と認める事項
第19条 この規則に定めるもののほか、公文書館の管理に関し必要な事項は、知事が別に定める。
１ この規則は、平成19年４月１日から施行する。ただし、次項の規定は、公布の日から施行する。
２ 沖縄県公文書館の設置及び管理に関する条例の一部を改正する条例（平成18年沖縄県条例第41号）附則第２項の規定により準備行為として行う指定管理者の指定の申請に必要な申請書及び書類については、改正後の第２条の規定の例による。
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一般の利用に供しない公文書等に記録されている情報 | 該当する可能性のある情報の類型の例 | 経過年数 |
個人の秘密であって、当該情報を公にすることにより、当該個人の権利利益を不当に害するおそれのあるもの | (１) 学歴又は職歴 | 30年以上50年未満 |
(２) 財産、所得又は経済活動 | |
(３) 採用、選考又は任免 | |
(４) 勤務評定又は服務 | |
個人の重大な秘密であって、当該情報を公にすることにより、当該個人の権利利益を不当に害するおそれのあるもの | (１) 国籍、人種又は民族 | 50年以上80年未満 |
(２) 家族、親族又は婚姻 | |
(３) 信仰、信教又は思想 | |
(４) 伝染性の疾病、身体の障害その他の健康状態 | |
| (５) 保護又は扶助の措置 | |
個人の特に重大な秘密であって、当該情報を公にすることにより、当該個人及びその遺族の権利利益を不当に害するおそれのあるもの | (１) 門地 | 80年以上 |
(２) 遺伝性の疾病、精神の障害その他の健康状態 | |
(３) 犯罪歴又は補導歴 | |
(４) 事件又は人権侵害の被害 | |
備考１ 該当する可能性のある情報の類型の例とは、この表の左欄に規定する「個人の秘密」、「個人の重大な秘密」又は「個人の特に重大な秘密」にそれぞれ該当する可能性が考えられる一般的な情報の類型を例示したものであって、公文書等に記録されている情報に対するこの表の適用に当たっては、当該情報の具体的性質、当該情報が記録された当時の状況等を総合的に勘案して個別に判断するものとする。
２ 経過年数とは、当該情報が記録されている公文書等の作成又は取得の日の属する年度の翌年度の４月１日から起算して経過した年数をいう。
３ その他第４条第４号アに掲げる公文書等に係るこの表の適用に関し必要な事項は、知事が別に定めるものとする。
